<einrichtung>.bknl.org
Software-Plattform für freie Kita-Träger
BKNL Orga ist die Kita-Verwaltungs-Software für freie Träger, die digital arbeiten wollen — ohne Excel-Wüste, ohne IT-Studium, ohne Bauchschmerzen beim Datenschutz.
120 €/Jahr/Einrichtung · alle Module · unlimitiert · Hosting Deutschland · Wunschupdates alle 3 Monate
Eine Kita-Einrichtung produziert Verwaltung. Anmeldungen, Verträge, Beiträge, Anwesenheitslisten, Krankmeldungen, Urlaubsplanung, Dienstpläne, Behördenmeldungen, Sicherheitsbelehrungen, Veranstaltungsplanung, Elternkommunikation, pädagogische Dokumentation, Beschwerden, §47-Meldungen. In Großeinrichtungen verteilt sich das auf mehrere Stellen. In kleinen Kitas landet alles bei einer Person. Die Folge: Überstunden, Frust, Fluktuation — und Zeit, die für Kinder fehlt.
Listen in Excel, Notizen verstreut auf Post-its und in Köpfen einzelner Personen.
KIDZ-Stichtage, KJH, §47, §34 IfSG — Reports werden händisch zusammengestöpselt.
Krankmeldungen telefonisch, weil keine andere Möglichkeit existiert.
Funktionen
Von Anmeldung bis Beitragsabrechnung, von Anwesenheit bis Behördenmeldung — in einer mandantengetrennten Plattform.
Verwaltung
Kinder, Eltern, Abholberechtigte, Personal, Träger und Einrichtung. Verträge mit Buchungszeiten, Kostenstellen, Bankverbindung. Alles mit klarer Mandantentrennung.
Aufnahme-Pipeline
Öffentliches Formular für Eltern, Kanban-Workflow für die Leitung, Aufnahmeentscheidung mit einem Klick. Convert-to-Child legt Stammdaten und Eltern automatisch an.
Tagesbetrieb
Karten-Grid auf dem Tablet, ein Tipper für anwesend. Komm-/Geh-Stempel mit einem zweiten Tipper. Eltern-Krankmeldung erscheint als Bestätigungs-Vorschlag.
Kommunikation
Direktnachrichten, Aushänge (gezielt an einzelne Gruppen oder alle Eltern), Newsletter, Anhänge bis 15 MB. Rich-Text-Editor mit Fett/Kursiv/Listen/Farben. Eltern übersetzen jeden Aushang in 16 Sprachen — die KI läuft lokal auf demselben Server, kein OpenAI, kein Drittland.
Behörden
KIDZ-Stichtag generieren, validieren, CSV-Export — ein Klick statt zehn Schritte. Vorbereitet für KJH, §47 SGB VIII, §34 IfSG.
Wissensmanagement
Sommerfest, St. Martin, Weihnachtsmarkt und Frühlingsfest mit komplettem Aktionsplan, Templates und Lessons-Learned. Wissen bleibt in der Einrichtung, nicht im Kopf einer einzigen Person.
Personal
Stellenplan, wöchentliche Dienstplanung mit Drag-Paint, Urlaubsstatistik, Belegungs-Forecast. eAU-Anbindung in Vorbereitung.
Pädagogik
Gruppentagebuch mit Tagesnotizen, Vorkommnissen und Beobachtungen. staff_only-Toggle — Eltern bekommen nicht, was sie nicht sehen sollen.
Finanzen
Gebührensatzung als JSON-Regel, monatlicher Bulk-Lauf mit Stundenbracket und Geschwister-Discount, SEPA-XML-Export in Phase 2.
Erinnerungen
Belehrungen, Feuerlöscher-Prüfung, U-Untersuchungen — mit Wiederholungs-Mechanik. Zentraler Einrichtungs-Kalender mit Geburtstagen, Urlaub und Veranstaltungen.
Eltern-Bereich
Krankmeldung in drei Klicks, Aushänge, Termine, Abholberechtigte. Eltern installieren die App über „Zum Home-Bildschirm" mit eigenem Icon — kein App-Store-Vertrag, keine 30 % an Apple oder Google. Sprache pro Eltern-Profil wählbar; Aushänge werden auf Knopfdruck lokal übersetzt.
Erzieher-Bereich
/today als Tablet-taugliche Hauptansicht: Anwesenheit, Eltern-Vorschläge bestätigen, Schnellnotiz mit staff_only, Aufgaben aus dem Veranstaltungs-Aktionsplan.
Dokumentation
Leitungstagebuch, Aushänge, Veranstaltungen — jedes Dokument als PDF mit Einrichtungs-Logo, Adresse, Seitenzahl. Auch in der Kita ist Papier manchmal Pflicht (Träger-Sitzung, Aushang am schwarzen Brett). PDF-Erzeugung läuft lokal, kein externer Druckdienst.
Schnellerfassung
Jedes Textfeld in der App hat einen Mikrofon-Button. Beobachtung, Tagesnotiz, Krankmeldung — einfach reinsprechen, der Text erscheint. Web Speech API direkt im Browser, ohne Daten-Roundtrip zu Google oder Apple-Cloud.
Onboarding
Leitung generiert QR-Code pro Rolle, druckt aus, hängt am Garderoben-Aushang aus. Eltern scannen mit der Handy-Kamera, sind eingeloggt — kein Passwort, kein „Ich habe es vergessen"-Anruf.
Unser Alleinstellungsmerkmal
Jede Kita plant jedes Jahr aufs Neue: Sommerfest, St. Martin, Weihnachtsmarkt, Frühlingsfest. Die Erfahrung vom letzten Jahr ist verloren — Personalwechsel, fehlende Übergabe, neue Vorstands-Eltern.
BKNL Orga speichert für jede Veranstaltung den kompletten Aktionsplan inklusive Räume, Lieder, Aufführungen, Einkaufsliste, Aufgabenverteilung. Mit Tickboxen, die jedes Jahr neu sind. Und ein Lessons-Learned-Bereich, der beim nächsten Mal automatisch oben angezeigt wird: was war gut, was schlecht, was ist diesmal anders.
Wissen bleibt in der Einrichtung, nicht im Kopf eines einzelnen Menschen.
Aufgaben mit Verantwortlichen, Fristen und Status pro Kategorie.
Zeitplan vom Aufbau bis zum letzten Programmpunkt.
Lieder und Aufführungen pro Gruppe mit Probenstand.
Was findet wo statt, wer baut auf, wer räumt auf.
Einkaufsliste mit EK/VK, Soll/Ist nach der Veranstaltung.
Wer betreut welchen Posten, Material vorbereitet?
Wird beim Folgejahr automatisch oben in den neuen Aktionsplan eingeblendet. „Letztes Jahr war zu wenig Bratwurst" — diesmal nicht.
So funktioniert der Folgejahr-Workflow:
Veranstaltung 2026 abgeschlossen → „Als Template speichern" → Tickboxen werden zurückgesetzt → Lessons-Block bleibt → 2027 ein Klick „Neue Veranstaltung aus Template" → fertig.
Für wen
Wir sind selbst tätig in der freien Jugendhilfe und kennen die Anforderungen aus eigener Praxis.
Mit eigener Pädagogik-Sprache (Waldorferzieherin, PIA-Azubi, Eurythmie). Freie Gruppennamen statt vorgegebener Konvention.
Mit ehrenamtlichem Vorstand. Klare Rollen-Trennung, einfache Übergabe bei Vorstandswechsel, Veranstaltungs-Templates für jährliche Feste.
Mit eigener Aufsicht und kirchlichem Datenschutz (DSG-EKD bzw. KDG). Auf Wunsch separate Vertrags-Anhänge.
Denen marktbekannte Lösungen zu teuer sind. Mit eigener Subdomain und ohne IT-Studium-Pflicht.
Die übergreifend planen und abrechnen wollen. Träger-Sicht über alle Einrichtungen, einrichtungsübergreifende Auswertungen und Personal-Übersichten.
Datenschutz & Sicherheit
Wir sind tätig in der freien Jugendhilfe und kennen die Anforderungen aus eigener Praxis (siehe bknl.de). Alle Sicherheitsaspekte sind nachvollziehbar dokumentiert — wir legen Ihnen die Unterlagen vor Vertragsabschluss vor.
In Deutschland — Hetzner-Rechenzentrum, ISO 27001 zertifiziert, kein Drittland.
Jeder Träger hat eine eigene Subdomain und einen eigenen Datenbank-Bereich. Keine andere Kita kann eure Daten sehen — auch nicht aus Versehen.
<name>.bknl.org)tenant_idAlle Verbindungen sind verschlüsselt. Passwörter sind gehasht, Festplatten sind verschlüsselt, Backups sind verschlüsselt.
| Wo | Was | Verschlüsselung |
|---|---|---|
| In Transit | Alle HTTP-Verbindungen | TLS 1.3 erzwungen, HSTS preload |
| At Rest (DB) | PostgreSQL-Datenfiles | LUKS-Vollverschlüsselung der Server-Disk |
| At Rest (Backups) | Hetzner Backup-Storage | AES-256 |
| Passwörter | User-Passwörter | Bcrypt mit 12 Salt-Runden (one-way) |
| Sessions | Browser-Cookies | HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, 256-bit zufällig |
Ein externer Datenschutzbeauftragter wird benannt. Aufsichtsbehörde ist die LfDI Rheinland-Pfalz in Mainz.
AVV, TOM-Liste, DPIA, Verarbeitungsverzeichnis, ISMS — alle Dokumente sind unterschriftsreif vorbereitet.
Alle Dokumente stellen wir vor Vertragsabschluss zur Einsicht bereit. Sicherheits-Übersicht
Jeden Tag automatische Sicherheits-Scans, einmal jährlich ein externer Pentest durch einen unabhängigen Profi.
KI nutzen wir nur intern für Sicherheit. Wir machen kein Profiling von Kinderdaten — niemals.
Preise
Als gGmbH-Plattform verzichten wir auf Staffelpreise, Per-Seat-Abrechnung, Add-on-Verkauf und Premium-Tiers. Sie zahlen einen festen Jahresbeitrag pro Einrichtung — alles andere ist dabei.
Für jede Einrichtung. Egal wie groß.
inkl. USt. · entspricht 10 € im Monat · keine Auto-Renewal-Falle
Trägerverbünde mit mehreren Einrichtungen? Sie zahlen pro Einrichtung — bei 5 Einrichtungen sind das 600 € pro Jahr. Keine zusätzlichen Pauschalen, keine Setup-Gebühr. Für ganz große Verbünde (10+ Einrichtungen) sprechen wir gern über einen Mengenrabatt.
Keine versteckten Kosten. Kündigung mit 3 Monaten Frist zum Ende der Laufzeit. Bei Vertragsende erhalten Sie Ihre Daten als CSV / JSON / SQL-Export.
Was uns unterscheidet
Stand: Juni 2026, basierend auf öffentlich verfügbaren Informationen typischer Kita-Verwaltungs-Software.
| Funktion | BKNL Orga | Typische Wettbewerber |
|---|---|---|
| Multi-Tenant via Subdomain | ja | Meist Path-basiert (gleiche Domain für alle) |
| Row-Level Security in DB (RLS) | ja | Meist nur Application-Layer-Check |
| Dedicated DB-User ohne BYPASSRLS | ja | Selten dokumentiert |
| KI-Übersetzung Eltern-Komm. | ja | Selten verfügbar |
| staff_only-Notizen mit echtem Schutz | ja | Oft nur UI-mäßig getrennt |
| Beschwerden-Workflow mit Eskalation | ja | Selten |
| Veranstaltungs-Aktionsplan | ja | nicht bekannt |
| Freie Gruppennamen | ja | Oft Naming-Konvention erzwungen |
| Hosting in Deutschland | ja | Meist ja |
| Externer Pentest jährlich | ja | Selten transparent kommuniziert |
| KI nur intern, nie für Profile | ja | Häufig unklar |
| AVV vor Vertragsabschluss einsehbar | ja | Manchmal |
| Flat-Rate ohne Per-Kind-/Per-Seat-Abrechnung | ja | Selten — meist Staffel- oder Per-Seat-Modelle |
| Wunschupdates im Quartals-Zyklus | ja | Nicht bekannt |
Keine Konkurrenz-Namen genannt, weil wir das nicht für seriös halten — entscheiden Sie selbst, welche Anbieter zum Vergleich für Sie relevant sind.
Über uns
BKNL Orga ist ein Produkt der Bildungswerk für Kinder und nachhaltiges Lernen gGmbH — einer gemeinnützigen Gesellschaft mit beschränkter Haftung, steuerbegünstigt im Sinne der §§ 51 ff. AO. Wir sind tätig in der freien Jugendhilfe.
Wir betreiben selbst eine Kita-Planung und unterstützen andere Träger im Verwaltungsalltag (Verwaltungsservice unter bknl.de). Aus dieser doppelten Position kennen wir die Bedürfnisse von Kita-Träger:innen aus eigener Praxis — und übersetzen sie in eine Software, die Verwaltung leichter macht.
FAQ
Hetzner Cloud, Standort Deutschland (Falkenstein/Sachsen und Nürnberg/Bayern). Keine Datenübermittlung außerhalb der EU.
Nur Sie und die von Ihnen benannten Personen. Mitarbeitende von BKNL gGmbH haben nach dem Need-to-know-Prinzip keinen direkten Zugriff auf Ihre Kunden- oder Kinderdaten. Im Support-Fall werden Zugriffe protokolliert.
Wir benennen vor Echtbetrieb einen externen Datenschutzbeauftragten. Kontakt-Postfach datenschutz@bknl.de ist bereits aktiv.
Ja, mit 3 Monaten Frist zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Keine Auto-Renewal-Falle, keine versteckten Kosten.
Datenrückgabe (Export als CSV / JSON / SQL) innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende. Anschließend Löschung innerhalb von 60 Tagen aus Produktion, Hot- und Cold-Backups. Sie erhalten eine Löschbestätigung in Textform.
AVV-Mustervertrag (Art. 28 DSGVO), TOM-Liste (Art. 32 DSGVO), DPIA für Kinderdaten, Verarbeitungsverzeichnis, ISMS-Sicherheitskonzept (BSI-Grundschutz), Incident-Response-Plan mit 24h-Meldekette, jährlicher externer Pentest, PostgreSQL Row-Level Security für Mandantentrennung. Alle Dokumente vor Vertragsabschluss einsehbar.
Standard-Onboarding (Tenant-Setup, Initial-Schulung, Daten-Import-Vorbereitung) ist im Jahresbeitrag inklusive. Individuelles Onboarding mit Vor-Ort-Terminen oder Schulungen für mehrere Standorte vereinbaren wir bei Bedarf separat.
Wir veröffentlichen alle drei Monate ein Release. Welche Features in dieses Release einfließen, entscheiden wir gemeinsam mit unseren Trägern: Sie reichen Feature-Wünsche ein, wir priorisieren transparent und liefern die Top-Wünsche im nächsten Quartal aus. So wächst die Plattform exakt mit dem Bedarf der Einrichtungen, nicht an ihnen vorbei.
Genau dasselbe: 120 € pro Jahr — pro Einrichtung. Bei 5 Einrichtungen sind das 600 € im Jahr, bei 10 Einrichtungen 1.200 €. Keine Setup-Gebühr, keine Pauschale obendrauf. Bei sehr großen Verbünden (10+ Einrichtungen) sprechen wir gern über einen Mengenrabatt.
Ja. Sie sind selbst Tenant-Administrator und legen Benutzer:innen, Rollen, Gruppen, Räume und Verträge eigenständig an. Wir greifen nur ein, wenn Sie es ausdrücklich wünschen (z. B. Migrations-Support).
Ja, jederzeit. CSV-Export für jede Liste, SQL-Dump auf Anfrage. Keine Vendor-Lock-In-Strategie.
Alle aktuellen Versionen: Chrome, Safari, Firefox, Edge. Mobile Safari (iOS) und Chrome Mobile (Android) für die Eltern- und Erzieher-App. Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Nein. Die Übersetzung läuft als lokales Sprachmodell (Ollama mit dem Open-Source-Modell gemma2:2b) auf demselben Hetzner-Server in Deutschland. Aushänge und Nachrichtentexte verlassen den Server zu keinem Zeitpunkt. Kein OpenAI, kein Google, kein Anthropic, kein Azure. Die Funktion ist pro Träger optional aktivierbar; 16 Zielsprachen (DE/EN/TR/AR/RU/FR/ES/IT/PL/RO/SQ/SR/UK/FA/PT/VI). Eltern wählen ihre Sprache im Profil und übersetzen jeden Aushang auf Knopfdruck.
Nein. BKNL Orga ist eine Progressive Web App (PWA). Eltern öffnen die Subdomain ihrer Einrichtung (z. B. {ihre-kita}.bknl.org) im Browser und wählen „Zum Home-Bildschirm hinzufügen" — danach erscheint die App als eigenes Icon, lädt im Vollbild und funktioniert auch offline für statische Inhalte. Keine 30 %-Provision an Apple oder Google. Keine App-Store-Reviews. Updates erscheinen ohne Eltern-Aktion.
Ja — bei jedem Detail (Leitungstagebuch-Eintrag, Aushang, Veranstaltung) finden Sie einen PDF-Button. Das PDF enthält Einrichtungs-Logo, Adresse, Seitenzahl und Erstellungsdatum im Briefkopf. Auch die gefilterte Leitungstagebuch-Liste lässt sich als Übersicht exportieren. PDF-Erzeugung läuft lokal mit der Open-Source-Bibliothek WeasyPrint — kein externer Druckdienst.
30 Minuten am Telefon oder per Video. Wir zeigen die Plattform anhand Ihrer Einrichtung. Keine Verpflichtung, kein Verkaufsdruck.
Oder direkt: +49 173 4504624 · info@bknl.de
Demo-Tenant zum Ausprobieren: demo.bknl.org